《コラム》労務関係文書の保存期間 ~大阪経理記帳代行センター~

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《コラム》労務関係文書の保存期間


◆企業活動を行う際に作成される文書

企業で作成される文書は企業にとって

重要な情報が多く含まれています。

その作成、保存、廃棄に至るまでは

適切に管理する事が重要です。


特に顧客情報や人事・労務関係の個人情報に関連した

文書の管理、保存、廃棄については

個人情報保護法の趣旨をもふまえた

細心の注意を払う事が必要です。


労働基準法第109条では

労務に関連して作成される書類の

保存期限が取り上げられています。

労働者名簿、

賃金台帳及び雇い入れに関する書類、

解雇に関する書類、

災害補償や賃金その他の労働関係に関する重要な書類

は3年間保存する事が義務づけられています。


出勤簿やタイムカード等は

労働に関する主要な書類に

該当するので3年間保存となります。

この3年間とは起算日も定められていて

労働者名簿であれば

労働者の死亡、

退職、

又は解雇の日、

出勤簿やタイムカードは

完結した日から起算する事になっています。


◆電子データの取り扱い

企業活動において社内文書を

保管スペースや用紙のコスト削減等で、

可能な限り書面でなく

電子データで保存する事が多くなってきています。

労働者名簿や賃金台帳も書面でなく

電子データで保存する事も

多くなっていると思います。


これらの書類も

電子データで保存する事は認められていますし、

保存期間も書面と同じとされています。

但し、取り扱いは一定の条件があり、

労働基準法にかかる行政通達により示されています。


それによると故意や過失による消去、

書き換え、及び混同ができないようにする事や

保存義務のある内容の画像情報を記録した日付、

時刻等の情報も

同一の電子媒体に記録されこれらを

参照できるようにしておく必要があります。


◆電子データ保存上の留意

電子画像情報は正確に記録し、

かつ法定保存期間にわたって

保存できるようにしておきます。

そして書面の提出が必要な際には

必要な事項が明らかになり、

取り出せるようになっている事が必要です。

電子データで保存する場合には

データの不正な消去、

改ざんが行われないような

セキュリティー対策を講じておく事は大事でしょう。



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